|
|
|
|
|
| |
Journaalposten |
Journaalposten formuleren kernachtig welke rekeningen in het grootboek moeten worden aangepast en hoe groot die aanpassingen moeten zijn. Zij zijn niet alleen bruikbaar in het standaardproces van de administratie, maar zij zijn ook geschikt om compact te formuleren hoe fouten hersteld moeten worden. Of hoe aanpassingen in het bestaande informatiesysteem tot stand moeten komen.
Accountants denken vaak in termen van journaalposten. Dat komt omdat zij het jaarverslag al voor zich hebben en zich afvragen welke posten in de jaarrekening moeten veranderen als er een fout is. Zij werken dus net als de informatie-analist vanuit het eindverslag of vanuit het grootboek dat al is ingevuld.
Door hun expertkennis, kunnen zij het grootboek overslaan en benoemen zij direct de aanpassingen die volgens hen nodig zijn. Die aanpassingen geven zij door aan de administrateur of de boekhouder. Daarna bekijkt de boekhouder welke namen en rekeningnummers er precies aan de rekeningen in het grootboek zijn toegekend, zodat de bewerking correct ingevoerd kan worden op de computer.
|
Voorbeeld van een correctie van een fout
Als een accountant bijvoorbeeld een rekening van een leverancier (crediteur) tegenkomt in de facturen die naar de klanten (debiteuren) zijn gestuurd, dan moet hij aangeven welke aanpassingen nodig zijn.
Hij analyseert dan het bestaande informatie-systeem en beredeneert de nodige correcties. Dat gebeurt vanuit de namen van rekeningen die gebruikelijk zijn in de administratie.
Stel de rekening bedraagt € 200, (BTW blijft hier buiten beschouwing), dan is de analyse:
• de post Debiteuren op de balans is 200 euro te veel gedebiteerd, dus die post moet gecrediteerd worden;
• de post Crediteuren op de balans had voor 200 euro gecrediteerd moeten worden, dus dat moet alsnog;
• de post Voorraad Goederen is verlaagd voor 200 euro (gecrditeerd) terwijl die met 200 euro had moeten toenemen (gedebiteerd), dus de voorraad moet voor 400 euro gedebiteerd worden.
De bewerking in algemene termen is:
Voorraad Goederen € 400
Aan Debiteuren € 200
Aan Crediteuren € 200
Vervolgens kijkt de administrateur naar het stelsel van grootboekrekeningen dat in gebruik is en formuleert de juiste nummers en namen uit het informatiesysteem dat het bedrijf in gebruik heeft.
De bewerking volgens de eigen administratie is:
300 Voorraden € 400
Aan 120 Debiteuren € 200
Aan 150 Handelscrediteuren € 200
Ook voert de boekhouder de controle uit, door na te gaan of uiteindelijk de balans nog in evenwicht is.
Maar eigenlijk kan de computer dat sneller en effectiever. Die taak van de boekhouder is dus ook al weggehaald en overgeheveld naar de computer. |
|
De vaste structuur van een journaalpost
Journaalposten worden altijd volgens een vaste structuur opgesteld. Eerst komen de rekeningen die gedebiteerd moeten worden, dan de reke-ningen die gecrediteerd moeten worden. Die laatste beginnen met het woordje Aan.
De getallen komen in twee kolommen, waarbij de eerste de debetbedragen bevat en de tweede de creditbedragen. Het totaal van de kolommen moet gelijk zijn. Dat is een controlemechanisme.
In principe is het woordje Aan overbodig in de journaalpost omdat de creditbedragen ook al in de creditkolom staan. Voor de bewerking in algemene termen ligt dat anders. (Zie hier onder).
Deze vormgeving is handig voor de fase van bewerken, maar niet voor de fase van analyseren. Je kunt een probleem moeilijk analyseren als de gedachtenstappen al vastliggen.
Voor de analyse is de volgorde van de journaal-regels ook niet belangrijk. Eerst moet je weten wat er allemaal moet gebeuren, dan pas kun je de bewerking structureren. Tot slot volgt de controle.
Op de pagina Kijk op boekhouden is uiteengezet dat de identificatie van een student niet langer bij de boekhouder moet liggen, maar bij de informa-tie-analist. Dit betekent dat er meer soeplesse moet komen in het opstellen van journaalposten.
Formeel zou je kunnen stellen dat een journaal-post in twee stappen gemaakt moet worden: eerst de analyse en dan de concrete bewerking. Even-tueel de analyse op de ene pagina en de journaal-posten op een tweede pagina. Naast elkaar.
Praktisch lijkt het beter om te accepteren dat in het nieuwe boekhouden de journaalposten een ruimer format is gegund. Waarom niet debet- en credit-regels verwisselen als dat zo uitkomt?
Als een lossere vormgeving de analyse vergemak-kelijkt en als tegelijk de bedragen in de goede kolommen worden geplaatst, dan blijft het geheel overzichtelijk en controleerbaar. Eventueel kan een regeltje wit tussen de posten wonderen doen. |
|
|
|
| Journaalposten met en zonder getallen
|
In de journaalposten komt standaard het woordje Aan bij de grootboekrekeningen die gecrediteerd moe-ten worden. Dat lijkt vreemd, omdat de bedragen die gecrediteerd worden ook al in de tweede kolom met getallen komen. Waarom nog Aan als extra indicatie dat de rekeningen gecrediteerd moeten worden?
Het antwoord is simpel. Er zijn twee abstractieniveaus voor journaalposten te onderscheiden. Er is een niveau van algemeen geldige journaalposten en er is een niveau van toegepaste journaalposten. Op het niveau van algemeen geldige journaalposten gaat het om de boeking zoals die volgens de theorie moet plaatsvinden. In die algemene formulering zouden de bedragen weg kunnen blijven.
Eerder is opgemerkt dat accountants vaak denken in termen van journaalposten. Zij toetsen een concreet probleem aan algemene richtlijnen. Daaruit halen zij een algemene oplossing, die een boekhouder omzet naar een concrete toepassing binnen het vigerende informatie-systeem.
Bijvoorbeeld, als een accountant ziet dat een gebouw voor een te laag bedrag op de balans staat, dan kan hij adviseren om dit aan te passen met de boeking: Gebouwen / Aan Afschrijving Gebouwen / Aan Herwaardering Gebouwen. De mogelijkheid om via de bedragen aan te geven welke rekeningen gedebi-teerd of gecrediteerd moeten worden ontbreekt dan, zodat het woordje Aan een belangrijke functie heeft.
Conclusie:
In het huidige boekhouden moeten teveel denkstappen in het hoofd verricht worden, omdat een student direct en alleen de juiste journaapost op papier mag zetten. De analyse, de algemene formulering en de concrete bewerking worden voorgesteld alsof ze slechts één denkstap vormen. Dan kan anders! |
|
|
|
|
|
| De bedoeling van Vakdidactiek Bedrijfseconomie
|
Vakdidactiek-bedrijfseconomie.nl is nauw verbonden aan de de websites bedrijfseconomische-begrippen.nl en bedrijfseconomische-modellen.nl. Zij biedt essenties van de vakdidactiek bedrijfseconomie aan in overzichtelijke eenheden, voor zowel leerlingen, studenten, als docenten.
Auteur is Fons Vernooij, die als eerste in Nederland is gepromoveerd op een onderwerp uit de vakdidactiek bedrijfseconomie (september 1993): “Het leren oplossen van bedrijfseconomische problemen. Didactisch onderzoek naar kostprijs- en nettowinstvraagstukken in het voortgezet onderwijs”. Deze dissertatie is de bron voor de pagina’s van deze site.
Mocht u tips of hints hebben dan ontvangen wij die graag via de webmaster Fons Vernooij.
|
|
|
| Website van Fons Vernooij: fons-vernooij.nl
|
Copyright © 1998 by Fons Vernooij en anderen.
Wij volgen het privacy-beleid van Google en zijn niet verantwoordelijk voor het selecteren van de advertenties in de Google vakken.
Registratienummer V.O.F. Adviesbureau CASA: KvK Rijnland: 58884114 / BTW 8532.22.848
Dossiernummer Stichting Onderwijsportaal: KvK Rijnland: 28092786 / BTW-nummer 8106.36.025
Webmaster: Fons Vernooij
Info over privacy en cookies: zie Privacybeleid
Leveringsvoorwaarden: zie bijgaand document
|
|
|
|
|
