Verenigingen hebben een ander soort boekhouding dan ondernemingen. Weinig economen willen dat accepteren en daarom wringen zij de boekhouding van een vereniging in het keurslijf van een onderneming. Maar in de meeste gevallen is dat niet nodig.

Alleen als een vereniging vaste activa beheert en die commercieel exploiteert om de kosten van de activa te minderen, of als de vereniging doet aan merchandising en extra inkomsten probeert te genereren via een (web)winkel, is er aanleiding om te kijken naar een administratie op basis van een ondernemingsboekhouding.

Alleen is het beter om in die situaties de vaste activa en/of de commerciële activiteiten af te splitsen naar een stichting en die stichting via een commerciële boekhouding te administreren. Dan blijven de reguliere verenigingsactiviteiten verschoond van de commerciële nevenactiviteiten.

De essentie van een verenigingsboekhouding

In een vereniging staat het verzorgen van een of ander soort activiteit centraal. Dat kan gaan om een sportactiviteit of om het behartigen van een groepsbelang of welke andere activiteit dan ook.

Begroting van ontvangsten en uitgaven
Om die activiteit te verzorgen is doorgaans geld nodig. Dat kan zijn voor de huur van een pand, voor het kopen van benodigde materialen of voor het voeren van een administratie.

Dit betekent dat een vereniging inkomsten moet hebben om betalingen te kunnen uitvoeren. Jaar-lijks moet het bestuur een begroting opstellen om aan te geven welke uitgaven nodig zijn en welke ontvangsten zij denkt te verwerven om de uitgaven te financieren.

Overzicht van inkomsten en betalingen
Na afloop van het jaar moet het bestuur verant-woording afleggen over het gevoerde beleid en het beheer van de financiën. Tegenover de begro-ting komt een overzicht van de inkomsten en de betalingen die daadwerkelijk zijn verricht.

Voor de administratie van inkomsten en betalin-gen is geen Verlies en Winstrekening nodig. Het doel van de vereniging is niet om winst te maken en daarmee het eigen vermogen te spekken. Maar, er zijn een aantal redenen om wel een balans op te stellen.

Toepassing van de balans
In de praktijk zullen er altijd leden zijn, die te laat zijn met hun betalingen. De werkelijke inkomsten kunnen dus lager zijn dan de verwachte ontvang-sten aan contributies. Ook kunnen er leden zijn die nog uit het voorafgaande jaar hun contributie betalen. Daarvan moet een totaalbedrag komen op de balans.

Er zijn ook betalingen die nog niet zijn uitgevoerd. In feite kan een penningmeester door het uitstel-len van betalingen de indruk wekken dat er een financieel overschot is, terwijl inmiddels de financiële verplichtingen oplopen. Die verplich-tingen moeten ook op de balans komen.

De staat van baten en lasten
Het confronteren van de begroting van ontvang-sten en uitgaven met een overzicht van feitelijke inkomsten en betalingen kan dus een vertekend beeld geven van de werkelijke ontwikkeling van de financiën. Daarom is een derde overzicht nodig: het overzicht van baten en lasten.

Het overzicht (ofwel de staat) van baten en lasten geeft aan welke bedragen bij directe betaling ont-vangen hadden moeten worden in het boekjaar en welke bedragen bij directe betaling uitgegeven hadden moeten worden.

Beoordeling naar twee kanten
Dankzij dit extra overzicht kunnen de leden het beleid van het bestuur beoordelen door de begro-ting van de ontvangsten en de uitgaven te vergelijken met de staat van baten en lasten.

Ook kunnen zij het beleid van de penningmeester beoordelen door de staat van baten en lasten te vergelijken met het overzicht van inkomsten en betalingen.

De commerciële activiteiten

De problemen voor de penningmeester ontstaan niet alleen door zgn overlopende posten, dus ontvangsten en uitgaven die doorschuiven naar het volgende jaar of die voortkomen uit posten van het vorige jaar.

Een belangrijke bron van problemen komt voort uit de merchandising. Dan gaat het om uitgaven voor goederen die als doel hebben om extra ontvang-sten te genereren.

Maar als een deel van die goederen aan het eind van het jaar nog overblijft, zijn er uitgaven die niet gedekt worden door ontvangsten of vorderingen die op de balans staan, maar door goederen in natura.

Die goederen moeten ook op de balans komen. De ontvangsten en uitgaven voor de hoofdactiviteit en voor de nevenactiviteit gaan door elkaar lopen en dat vertroebelt het algehele beeld. Dit kan ondervangen worden door een ‘kleine kas’ in te stellen, waardoor er een aparte administratie van de nevenactiviteit plaats kan vinden.

Een eigen clubhuis
Groter worden de problemen als een vereniging een eigen clubhuis heeft. Een dergelijk gebouw brengt flinke geldstromen met zich mee en bovendien gaan die ontvangsten en uitgaven de boekhouding domineren.

De mooiste oplossing is om het clubgebouw onder te brengen in een aparte stichting. De vereniging kan dan huur betalen aan de stichting, zodat de uitgaven voor de lange termijn worden omgezet in overzichtelijke uitgaven per jaar die in de begroting van de vereniging passen.

Die stichting kan een commerciële boekhouding opzetten. Dat geldt met name als de exploitatie van het clubhuis wordt uitgebreid met een bar en/of met verhuuractiviteiten. Zie bijvoorbeeld Quintus, een cluster van non-profit-centra

Lopende rekening en kapitaalrekening
Een andere oplossing, die minder ingrijpend is, is om de verenigingsboekhouding te splitsen in twee delen: de lopende rekening en de kapitaalreke-ning.

Op de lopende rekening komen de reguliere ontvangsten en uitgaven van de vereniging te staan en op de kapitaalrekening alle posten die betrekking hebben op het clubhuis.

Voordeel van deze constructie is dat de vereniging nu ook een post ‘huur’ als uitgave op de lopende rekening kan opnemen. Deze kan tegelijk als ontvangste gelden bij de kapitaalrekening.

Nadeel is dat de lopende inkomsten vanuit de merchandiseing en de bar toch eigenlijk thuis horen op de lopende rekening, desnoods via een ‘kleine kas’.

Karakterisering van de situatie
Deze website richt zich vooral op de commerciële ondernemingen. Maar bij de verekenning van de situatie van een vraagstuk, is het belangrijk na te gaan of het inderdaad om een onderneming of een stichting gaat, of dat er sprake is van een vereniging met haar eigen karakteristieken.

Informatie over opleidingen

Universiteit en MBA | Onderwijsportaal

De bedoeling van Vakdidactiek Bedrijfseconomie

Vakdidactiek-bedrijfseconomie.nl is nauw verbonden aan de de websites bedrijfseconomische-begrippen.nl en bedrijfseconomische-modellen.nl. Zij biedt essenties van de vakdidactiek bedrijfseconomie aan in overzichtelijke eenheden, voor zowel leerlingen, studenten, als docenten.

Auteur is Fons Vernooij, die als eerste in Nederland is gepromoveerd op een onderwerp uit de vakdidactiek bedrijfseconomie (september 1993): “Het leren oplossen van bedrijfseconomische problemen. Didactisch onderzoek naar kostprijs- en nettowinstvraagstukken in het voortgezet onderwijs”. Deze dissertatie is de bron voor de pagina’s van deze site.

Mocht u tips of hints hebben dan ontvangen wij die graag via de webmaster Fons Vernooij.

Website van Fons Vernooij: fons-vernooij.nl

Copyright © 1998 by Fons Vernooij en anderen.
Wij volgen het privacy-beleid van Google en zijn niet verantwoordelijk voor het selecteren van de advertenties in de Google vakken.
Registratienummer V.O.F. Adviesbureau CASA: KvK Rijnland: 58884114 / BTW 8532.22.848
Dossiernummer Stichting Onderwijsportaal: KvK Rijnland: 28092786 / BTW-nummer 8106.36.025
Webmaster: Fons Vernooij

Info over privacy en cookies: zie Privacybeleid
Leveringsvoorwaarden: zie bijgaand document